Maandag 26 mei vond de lancering plaats van de nieuwe werkplek van ViVa! Zorggroep op het hoofdkantoor De Grote Hout in Velsen-Noord. Gedurende twee weken werd per verdieping van boven naar beneden gewerkt om alle medewerkers van de ondersteunende diensten over te zetten en wegwijs te maken met het nieuwe systeem.
De oude werkplek was aan vervanging toe, zowel op het gebied van hardware als software. Daarnaast ontstonden er vragen vanuit de organisatie voor nieuwe mogelijkheden zoals apparaat- en plaatsonafhankelijk werken (onder andere ter ondersteuning van wijkteams en het nieuwe werken), het afspelen van filmpjes en het digitaal ontsluiten van alle medewerkers ten behoeve van betere samenwerking, bereikbaarheid, e-learning en het versturen van digitale nieuwsbrieven en loonstroken.
"Met deze verandering is ViVa! Zorggroep op de toekomst voorbereid."
Om dit te realiseren is de gehele infrastructuur vernieuwd. Niet alleen de hardware (opslagsystemen, hypervisors en pc’s) maar ook de software (besturingssystemen, desktop-, applicatie- en gebruikervirtualisatie). Daarnaast heeft ViVa! Zorggroep als kantoorautomatisering gekozen voor Microsoft Office 365, dat op een flexibele manier als service uit de cloud (verzamelnaam voor internetdiensten) wordt afgenomen. Met deze verandering is ViVa! Zorggroep op de toekomst voorbereid.
Voor veel mensen vereiste deze verandering een flinke aanpassing. Zeker voor kantoormedewerkers geldt dat hun computer hun primaire gereedschapskist is. Sommige medewerkers gebruikten dezelfde gereedschapskist al 10 jaar. Zij wisten precies waar de hamer lag en in welk vakje de schroeven zich bevonden, maar op de nieuwe werkplek is het uiterlijk van de interface gemoderniseerd en is in sommige gevallen de positie van de knoppen en de structuur van de menu’s veranderd aan de hand van nieuwe inzichten en om ruimte te maken voor nieuwe mogelijkheden.
Onze primaire missie voor de migratie naar de nieuwe werkplek was daarom om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op korte termijn ten minste hun huidige werkzaamheden konden voortzetten. Dat is gelukt. Nog voor de introductiesessie van 8:30 waren er maandagochtend al medewerkers zelfstandig ingelogd. Iedereen had toegang tot hun e-mail en alle applicaties konden zonder foutmeldingen worden gestart. Het systeem reageerde rap, ondanks dat niet eerder zoveel gebruikers tegelijkertijd erop actief waren. Uiteraard waren wel wat onvolkomenheden, zoals incidenten met printen en PDF’s, en een ongelukkig probleem met Helios, maar dit kon allemaal binnen korte tijd worden opgelost.
"Vooral de adoptie van de nieuwe versie van Office vergde op functioneel gebied een behoorlijke inspanning."
De stressvolle week waarop wij als technici hadden geanticipeerd bleef daardoor gelukkig uit. Dat betekent echter niet dat de overgang voor alle gebruikers even vloeiend was. Vooral de adoptie van de nieuwe versie van Office vergde op functioneel gebied een behoorlijke inspanning, zowel voor de gebruikers als voor onze ambassadeurs die hun uiterste best hebben gedaan om hun collega’s hierbij te assisteren.
Wat hebben we geleerd?
Vandaar dat ik dit artikel graag wil afsluiten met een herhaling van informatie die wij eerder via andere kanalen hebben medegedeeld, maar die tijdens de migratie het meeste naar voren kwamen:Je moet zelf je bestanden overzetten naar de cloud
Ten eerste een belangrijk onderscheid:- OneDrive is de vervanging van je H-schijf en is bedoeld voor persoonlijke documenten.
- De Teamsite is de vervanging van de G-schijf en bevat de documenten van jouw afdeling.
ICT heeft op basis van de kostenplaatsen in het HR-pakket (Talent & Salaris) voor iedere afdeling een teamsite inclusief bijbehorende autorisaties ingericht. Medewerkers moeten echter zelf hun bestanden uploaden en structureren. Dit is een mooie gelegenheid om met de schone lei te beginnen. In één keer alles overzetten is misschien teveel werk om naast je bestaande werkzaamheden uit te voeren. In dat geval raden wij aan om te beginnen met de bestanden die je op dat moment wilt bewerken. Op die manier ontstaat vanzelf een site met enkel actuele documenten.
Geen mapjes
Om het optimale uit het nieuwe systeem te halen adviseren wij (en vele experts met ons) om geen veelvoud van mapjes aan te maken (en dan vooral geen mappen in mappen in mappen). Het alternatief voor mappen in SharePoint zijn kolommen (bijvoorbeeld Rubriek, Vestiging, Clientnummer, Boekingsjaar, Gemeente). De waarde in deze kolom zegt iets over het bestand. Vervolgens kan je verschillende Weergaves maken op je bestandsbibliotheek waarin je bijvoorbeeld sorteert en/of groepeert op een kolom. Door te groeperen op een bepaalde kolom krijg je het idee van navigeren met mappen terug.Je kan dan ook geen mappen uploaden naar de cloud, alleen bestanden, maar wel meerdere tegelijk. Je kan ook meerdere bestanden tegelijk labelen met een specifieke waarde voor een kolom.
Outlook archiefbestanden worden niet gemigreerd
De avond voordat jouw locatie wordt gemigreerd zetten wij de inhoud van je mailbox over. Archiefbestanden worden echter niet meegenomen. Als je actuele berichten in je archief hebt staan, bestanden die je voor je dagelijkse werkzaamheden direct nodig hebt, zet deze dan van tevoren in je Postvak In. Archiefbestanden kunnen wel op verzoek door de ICT Servicedesk worden overgehaald, maar hiervoor bestaat een wachtlijst. Het kan enige dagen tot weken duren voordat je archieven zijn overgehaald, dus houdt hier rekening mee. We kunnen je mailbox helaas niet van tevoren vergroten omdat de migratie dan te lang zou duren, maar na de migratie heb je een veelvoud van de huidige opslaglimiet tot je beschikking en hoef je je e-mail niet meer te archiveren.Nieuw!
- Je kan sneller in- en uitloggen.
- Je computer kan filmpjes afspelen.
- Je kan overal bij je e-mail, documenten en Office applicaties, ook thuis en onderweg.
- Je kan privé ook gebruik maken van Office 365.
- Ben je telewerker? Dan kan je vanaf nu aan de slag op een pc, Mac, iPad, Android tablet of Surface tablet.
- Van alle bestanden worden automatisch back-ups gemaakt. Je kan zelf terug naar een vorige versie zonder tussenkomst van ICT.
- Je kan zelf bestanden met anderen delen zonder tussenkomst van ICT.
- Je kan eenvoudig zoeken naar documenten.
- Je kan met meerdere mensen tegelijkertijd in hetzelfde document werken.
- De opslaglimiet van je mailbox gaat flink omhoog (van 100 MB naar 50 GB).
- Je kan 24/7 werken. Je hebt tijdens je nachtdienst geen last meer van servers die herstart worden.
- Iedereen krijgt een persoonlijk account (ook collega’s die dat eerst niet hadden) en een e-mail adres van ViVa! Zorggroep.
- Je kan gemakkelijk collega’s vinden op functie, afdeling of expertise.
- Je kan de aanwezigheid zien van je collega’s.
- Je kan chatten met collega’s.
- Je kan een profielfoto van jezelf toevoegen waardoor een smoelenboek ontstaat.
- Je kan aankondigingen plaatsen op je teamsite of zelfs je eigen blog beginnen.
Waar vind je meer informatie?
Wellicht ben je op één van de drie informatiesessies geweest die we hebben georganiseerd op verschillende locaties? Nee, of ben je alles weer vergeten? Geen probleem. Op de dag dat jouw locatie wordt gemigreerd vind er ’s ochtends op een locatie bij jou in de buurt een korte introductiebijeenkomst plaats waarin alle belangrijke, praktische veranderingen nogmaals worden samengevat. Bovendien doet een ondersteuningsteam een ronde langs de locaties. Zij zijn duidelijk herkenbaar aan hun oranje petjes en kunnen je persoonlijk helpen met vragen.
Ook in de cloud kan je natuurlijk met je vragen terecht. Op onze Support Community vind je vragen en antwoorden, ook van de vorige migraties. Overigens beantwoorden niet alleen ICT’ers je vragen, maar ook collega’s die het antwoord wellicht al ontdekt hebben.
Tot die tijd kan je ook eens een kijkje nemen op ons blog (virtueel.vivazorggroep.nl) waarin we ook tips geven en aankondigingen plaatsen of je kan ons volgen op Twitter.
